เราจะรับมือกับโลกของการทำงานที่กำลังเปลี่ยนแปลงอยู่ในขณะนี้ได้อย่างไร HR อย่างเราไม่ควรกระพริบตากับการจับตามอง Trend การเปลี่ยนแปลงของสถานที่ทำงาน Workplace Transformation การลาออกครั้งยิ่งใหญ่ The Great Resignation และรูปแบบของแรงงานที่เปลี่ยนแปลงไป New Workforce ที่มีความหลากหลายทั้งช่วงวัย ความชอบ และความต้องการ

3 แนวคิดที่เป็นเสมือนหมุดหมายสำคัญ เพื่อให้เราสามารถรับมือกับ Trend ต่างๆ ได้อย่างทันท่วงที

ปรับปรุง เรื่องสถานที่ทำงานหรือรูปแบบการทำงาน (Workplace Transformation) ให้มีความพร้อมและเหมาะสมกับองค์กรของเรา ถ้าองค์กรเรายืนยันที่จะลดเรื่องการทำงานแบบ Onsite สถานที่ทำงานที่เป็นออฟฟิศก็อาจจะต้องปรับขนาดลง และการปรับปรุง Work Station แบบชั่วคราวให้เหมาะสมกับการสลับกันมาทำงาน Onsite และการทำอย่างไรให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ และสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่จำเป็นกับการทำงานร่วมกัน ทำให้การทำงานไม่สะดุด

ปรับเปลี่ยน การลาออกครั้งยิ่งใหญ่ (The Great Resignation) ทำให้ความคิดแบบ Lifelong Employment ต้องสั่นคลอน การจ้างงานจากเดิมที่มองเฉพาะการจ้างพนักงานประจำเท่านั้น จะต้องเปลี่ยนแปลงไป เพราะถ้ายังคงรูปแบบเดิมไว้ อาจทำให้ไม่ได้คนในตลาดแรงงานที่มีการแข่งขันสูงรวมถึงลักษณะของแรงงานที่ไม่ต้องการการทำงานที่เดียวนานๆ หรือยาวนานไปตลอดชีวิตแบบเดิมก็มีมากขึ้น การเข้าถึงแหล่งของผู้สมัครด้วยแนวคิดแบบจ้างงานแบบรวดเร็ว อยู่ด้วยกันแบบไม่นานเป็นสิ่งที่จะต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการในการทำงานอย่างเร่งด่วน

เปลี่ยนแปลง เรื่องที่ดูจะซับซ้อนและเข้าถึงยากสักหน่อยคือเรื่องของหัวจิตหัวใจของแรงงานในยุคใหม่ (New Workforce) ที่มีความต้องการเฉพาะบุคคล มองข้ามเรื่อง Generation ไปก่อน เพราะความชอบคงไม่ได้เป็น Pattern ตามวัยเหมือนที่เราเคยเข้าใจกันมา คนอายุมากฟังเพลง Hip-Hop ในขณะที่คนยุคเด็กกลับชอบเพลงแบบ Funk Disco เป็นอะไรที่เกิดขึ้นจนเราเคยชินได้ในยุคนี้ งานยากของการดูแลคนคือการทำให้เรื่องความเท่าเทียมไม่ใช่การให้อะไรเหมือนๆกัน แต่เป็นการให้อะไรที่ตอบโจทย์คนแต่ละคน แต่ละความชอบมากกว่า

จาก Trend ที่สำคัญกับหมู่เราชาว HR ที่เล่าไปข้างต้น ใช่ว่าเราจะไม่มีทางออก ถ้าเป็นยุคเดิมสมัยเดิม เราอาจจะทำเรื่องทุกเรื่องได้ช้า เพราะโลกเป็นแบบปิด แต่โลกปัจจุบันนี้เปลี่ยนไปจากโลกเดิมแบบหน้ามือเป็นหลังมือ ด้วยเทคโนโลยีทำให้โลกที่เคยกว้างดูแคบ อะไรที่เคยยากกลับง่ายขึ้นกว่าเดิม และ HR Technology จะเป็นอาวุธที่สำคัญในการที่เราจะสามารถโต้ไปบนคลื่นของ Trend HR ที่กำลังเกิดขึ้นได้อย่างสนุกสนาน (หวังว่าเป็นเช่นนั้นนะครับ)

BCG ได้ทำการสำรวจ CHRO มากกว่า 100 คนทั่วโลก พบว่า HR Technology ด้าน Talent Management เป็นที่ต้องการและมีการเติบโตเป็นอย่างมาก คำว่า Talent Management ในบริบทของรายงานนี้ไม่ได้พูดถึงแค่ในเรื่องการบริหารคนเก่ง หรือ High Performer ในองค์กร แต่มองว่าพนักงานทุกคนคือ Talent และการบริหารจัดการคือเริ่มตั้งแต่การวางแผนกำลังคน การคัดเลือก การพัฒนา และการรักษา Talent ในองค์กร ข้อมูลนี้ไม่ใช่ข้อมูลใหม่ เรารับรู้เรื่องการเติบโตของ HR Technology มาระยะหนึ่งแล้ว ในตลาดของ HR Technology มี Solution มากมาย การหาเทคโนโลยีไม่ใช่เรื่องยาก แต่ความยากคือเรื่องของการเลือกใช้เทคโนโลยีให้เหมาะกับองค์กร และเหมาะกับพนักงานจริงๆ

เริ่มต้นที่โจทย์ ไม่ใช่เลือกจากระบบที่ HR (อยาก) ใช้

บทความของ HR Executive แนะนำคำถามที่จะช่วยให้เราคัดกรองบรรดา Solution ที่มีจำนวนมากมายมหาศาลในท้องตลาด ให้ตอบโจทย์ความต้องการหรือสร้างประสบการณ์การใช้งานที่ดีให้กับพนักงาน Employee Experience มาลองคิดตามคำถามต่างๆ ดังนี้

HR Tech นี้จะช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลขององค์กรที่เป็นประโยชน์ และเกี่ยวข้องกับพนักงาน

HR Tech นี้จะช่วยตอบโจทย์เรื่องความต้องการพัฒนา Career ตามความต้องการของพนักงานได้อย่างไร

HR Tech นี้จะช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างานได้อย่างไร

HR Tech นี้จะช่วยให้พนักงานหาคำตอบและดำเนินการเกี่ยวกับ นโยบาย สวัสดิการ และการใช้ระบบได้ง่ายและสะดวกสบายขึ้นได้อย่างไร

HR Tech นี้มีความเข้าใจความต้องการแต่ละคน ทั้งจากข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และการทำนายความต้องการได้ในอนาคต

จากคำถามข้างต้น คงจะพอเห็นภาพว่า HR Tech ที่พวกเราควรจะมองหาในปัจจุบันหรือมองไปถึงอนาคต ควรมีแนวคิดที่มากกว่าแค่การตรวจสอบ Requirement หรือ Feature ทั้งหมดที่มีตอบโจทย์คนทำงานอย่าง HR หรือ IT แต่ควรคำนึงถึงการผสมผสานระหว่างเทคโนโลยี ที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ไปสู่การสร้างความพึงพอใจและประสบการณ์ในการใช้ระบบของผู้ใช้หลักอย่างพนักงานเพิ่มมากขึ้น

จากประสบการณ์ที่เป็นทั้งผู้ออกแบบและผู้ใช้ระบบต่างๆจึงอยากจะลองชวนผู้อ่านมาร่วมกันคิดวิธีการที่จะทำให้ระบบที่เรานำมาใช้ เป็นระบบที่ทำเพื่อให้พนักงานเกิดประโยชน์และอยากจะใช้งานกันจริงๆ

การเข้าใช้งาน: ถ้าองค์กรตั้งใจจะปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Work from anywhere ได้ เพราะฉะนั้นการเข้าใช้งานผ่าน Cloud เป็นเรื่องสำคัญ การพัฒนาระบบในรูปแบบเดิมจะต้องเข้าผ่าน Server ของบริษัทโดยใช้วิธีการเชื่อมต่อแบบ VPN ซึ่งยุ่งยากกว่าการเชื่อมต่อผ่านระบบ Cloud ข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บน Internet หรือมีจุดพักอยู่บน Internet ทำให้การเข้าถึง หรือการเรียกใช้ข้อมูลรวดเร็วกว่าการเรียกข้อมูลผ่าน Server ของบริษัทฯ

ความปลอดภัย: การทำงานที่ใดก็ได้ มีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล หากคิดจะทำระบบขึ้นมาสักระบบคงจะต้องแบกตาชั่งเรื่องความสะดวกสบายในการเข้าถึงระบบ และการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลด้วยเช่นกัน การเชื่อมต่อกับ Cloud แม้จะง่ายกว่าเดิมแต่วิธีการยืนยันตัวตนเพิ่มเติมจากการกรอกรหัสเข้าสู่ระบบก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ควรจะต้องคิดถึง โดยมีพื้นฐานอยู่บนความเหมาะสมในการตรวจสอบและยืนยันตัวตนเพื่อไม่ให้รบกวนการทำงานของพนักงานมากจนเกินไป

Super App vs Single App: ไม่มีถูกหรือผิด บาง Application ออกแบบมาเพื่อจะเป็น Super App คือทำได้ตั้งแต่การ Chat ไปจนถึงการสั่งอาหาร สำหรับการพัฒนา HR Tech ในองค์กรก็เช่นกัน ผู้ขาย Solution ก็มีทั้งผู้ที่อยากจะขาย แบบ All-in-One Solution ทำได้ทุกอย่าง กับผู้ที่เชี่ยวชาญ Solution เฉพาะด้าน ในการเลือก Solution คงต้องคำนึงอย่างรอบด้าน ถ้าองค์กรไม่ใหญ่กระบวนการไม่ซับซ้อน All-in-One Solution ตอบโจทย์พนักงานและหัวหน้างานได้ก็น่าสนใจ แต่มักจะพบว่าในบาง Solution ย่อยๆก็ยังทำได้ห่างไกลจากความต้องการ เพราะฉะนั้นต้องตรวจสอบให้ดีก่อนจะเลือกใช้แบบ All-in-One Solution สำหรับการเลือกใช้ Solution แบบเฉพาะด้าน ข้อดีเป็นเรื่องของการปรับแต่งได้ตามความต้องการ แต่ก็มักจะมีปัญหากับการเข้าถึง และเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ เสียงบ่นจากพนักงานสำหรับองค์กรที่มีหลายๆ Application ก็จะไปในแนวทางว่าไม่รู้ว่าระบบอะไรทำอะไรได้บ้าง ระบบเยอะมากๆ ซึ่งแก้ไขได้ด้วยการสื่อสาร และให้พนักงานเข้าใจ เราลองดูจากหน้าจอโทรศัพท์ Smart Phone ของเราเองที่มีทั้ง Super App และ Single App ก็น่าจะพอเข้าใจความปวดหัวนี้

สร้างเองหรือเช่าใช้: ช่วงก่อนหน้านี้ที่ HR Tech ยังไม่ได้แพร่หลายมาก ไม่ค่อยมีตัวเลือกให้เราเลือกใช้ ระบบที่เกิดขึ้นในองค์กรส่วนใหญ่ จะเป็นในรูปแบบการสร้างเองคือเรียกว่าเริ่มต้นจาก 0 อยากได้อะไรก็เขียนโปรแกรมเพิ่มเข้าไป เหมือนกับการสร้างบ้านตามแบบ และเมื่อมีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปก็ค่อยเขียนโปรแกรมต่อขยาย คล้ายๆกับการต่อเติมบ้านนั่นเอง แต่พอบ้านเริ่มขยายไปเรื่อยๆ ในขณะที่ Requirement ทั้งในส่วนขององค์กรและพนักงานมีความสวนทางกับระบบเดิม จึงทำให้ระบบที่เคยสร้างขึ้นเองไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป ในปัจจุบันองค์กรจึงนิยมการใช้งานแบบเช่าใช้ (Subscription) คือเลือก Solution ที่ตอบโจทย์มากที่สุด มีการปรับแต่ง (Customize) อีกเล็กน้อย จ่ายค่าเช่าเป็นรายปี ตามจำนวนของผู้ใช้บริการ ทำให้ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากตั้งแต่แรก และสามารถเปลี่ยนไปใช้ Solution ใหม่ได้ทันที เมื่อ Solution เดิมไม่ตอบโจทย์

ความง่าย และความสะดวกในการใช้งาน: คำว่า User Friendly กับการทำระบบในปัจจุบันเป็นที่แพร่หลายมากขึ้น รูปแบบไอคอน เมนู ทำให้คนสามารถใช้งานได้ด้วยการศึกษาทดลองด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องอ่านคู่มือหรือฝึกอบรมก่อนใช้งาน แต่การที่จะทำระบบให้ตอบโจทย์พนักงานควรคำนึงถึงเรื่อง User Experience ในแต่ละองค์กรมีความต้องการที่แตกต่างกัน บางองค์กรทำงานแบบ Startup ต้องการความรวดเร็ว ขั้นตอนไม่ต้องเยอะ บางองค์กรมีเงื่อนไขที่จะต้องมีการตรวจสอบ มีกระบวนการมากมายกว่าปกติ ไม่ว่าองค์กรจะเป็นแบบไหน รูปแบบของ HR Tech ที่นำมาใช้ก็ควรจะเลือกให้เหมาะสม และทำให้คนสะดวกใจที่จะใช้ระบบตามกระบวนการที่เขาต้องการ มิใช่ใช้ระบบนำกระบวนการ รวมถึงขั้นตอนไหนที่ควรจะสามารถออกแบบให้ระบบทำงานได้แบบอัตโนมัติ จากที่เคยต้องดึงข้อมูลซ้ำๆ ส่งต่อกัน กลายเป็นการเชื่อมต่อข้อมูลกันได้แบบ Realtime หรือมีการกำหนดช่วงเวลาในการส่งข้อมูล แบบนี้ผู้ใช้ระบบก็จะเปิดรับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ได้ง่ายขึ้น

การสื่อสาร: HR Tech ในปัจจุบันมีมาตรฐานในการออกแบบระบบการแจ้งเตือนเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับทราบสิ่งที่ต้องดำเนินการและสถานะของการดำเนินการ โดยสามารถแจ้งเตือนได้หลายรูปแบบทั้งการแจ้งเตือนบนตัวระบบและการแจ้งเตือนผ่านอีเมล์ของผู้ใช้งาน การแจ้งเตือนมีข้อดีและก็ข้อรำคาญใจให้กับผู้ใช้งานได้เหมือนกัน จึงควรคิดถึงรูปแบบการแจ้งเตือน ข้อมูลที่จะแจ้งเตือน และช่วงเวลาที่จะแจ้งเตือน ที่คิดว่าตรงใจกับสิ่งที่ผู้ใช้ระบบต้องการ

การแก้ไขปัญหา: ไม่ว่าจะทำระบบขึ้นมาดีขนาดไหน ออกแบบได้สุดยอดขนาดไหน ก็จะต้องมีปัญหาเกิดขึ้น บางครั้งผู้ใช้ก็มีคำถามในการใช้ระบบ หรือเกิดปัญหา Error กับการใช้ระบบ ทำให้ผู้ใช้ไม่สามารถทำรายการหรือสิ่งที่ต้องการบนระบบได้ ความรวดเร็ว และการให้ข้อมูลวิธีการแก้ปัญหาที่ครบถ้วน จะช่วยให้ระบบมีความน่าเชื่อถือและผู้ใช้ระบบมีทัศนคติที่ดีกับระบบที่ออกแบบมาให้ใช้งาน

การวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ใช้ระบบ: การพัฒนาระบบในปัจจุบันมักจะมีการทดสอบความต้องการของผู้ใช้ผ่านการจำลองหน้าตาของ Solution มาให้ผู้ใช้เห็นก่อนที่จะพัฒนาระบบหรือระหว่างพัฒนาระบบ เรียกว่าเป็นการทำ POC หรือ Proof of Concept เพื่อให้สิ่งที่ผู้พัฒนาคิด กับผู้ใช้เป็นสิ่งที่ใกล้เคียงกัน ก่อนที่จะนำไปพัฒนาระบบให้สมบูรณ์และนำกลับมาทดสอบก่อนที่จะเปิดใช้งานอีกครั้ง ในการเลือกใช้ระบบ HR Tech ต่างๆ นอกจากจะทำ POC กันแล้ว ระบบที่เราเลือกใช้ควรที่จะสามารถเก็บข้อมูลพฤติกรรมการใช้งาน ของผู้ใช้ได้ด้วย และข้อมูลนั้นองค์กรก็ควรเชื่อมโยงจากหลายๆระบบเข้าด้วยกันเพื่อทำการวิเคราะห์เชิงลึกได้ เช่น กลุ่มที่มีการเรียนรู้ในระบบ Online Learning มากที่สุดคือกลุ่มใด กลุ่มที่ไม่เคยเข้าเรียนคือกลุ่มใด เนื้อหาหลักสูตรประเภทใดที่ผู้เรียนมักจะเรียนได้ไม่จบหลักสูตรและล้มเลิกไปก่อน สวัสดิการอะไรที่พนักงานไม่ได้มีการใช้ตามวงเงินที่ได้มีการกำหนดไว้ ข้อมูลต่างๆเหล่านี้หากเราเลือกเทคโนโลยีที่ดี และมีการออกแบบที่ดีจะช่วยให้เรานำข้อมูลมาพัฒนาระบบได้ตอบโจทย์พนักงานได้ดียิ่งขึ้นโดยที่ไม่ต้องไปถามพนักงาน

หลังจากที่ลองชวนทุกคนมาคิดเกี่ยวกับการหา HR Tech กันแล้วหากอยากได้ไอเดียเพิ่มเติมลองดูจากบทความของ Beekeeper กันตามลิงค์นี้ได้นะครับ Improve Work Performance with These 10 Types of HR Tech - Beekeeper

ในแต่ละองค์กร ความจำเป็นในการใช้ HR Tech ก็คงมีความจำเป็นที่แตกต่างกัน สิ่งที่ควรคำนึงถึงคือเรื่องของการพิจารณากระบวนการการทำงานก่อนที่จะเลือกใช้เทคโนโลยี อย่านำกระบวนการทั้งหมดที่เราเคยทำกันรูปแบบเดิมไปพยายามสอดแทรกให้อยู่บนระบบ ควรคำนึงตั้งแต่ต้นว่ากระบวนการอะไรควรจะตัดออก และเทคโนโลยีจะเข้ามาช่วยคนทำงานได้อย่างไรบ้าง ในทางตรงกันข้าม ก็อย่าให้ระบบนำกระบวนการเช่นเดียวกัน ถ้าจำเป็นต้องมีกระบวนการ ต้องมีขั้นตอนการตรวจสอบให้รัดกุม ก็ควรเป็นไปตามเดิม และหา Solution ที่จะมาตอบโจทย์กระบวนการของเราให้ได้ HR Tech ที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน (จริงๆ) ก็จะเกิดขึ้นได้ในองค์กรของเรา

สำหรับทุกคนที่สนใจอยากจะนำ HR Tech เข้ามาใช้ในองค์กร PMAT หรือสมาคมจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทยกำลังจะมีงาน HR Tech ประจำปี 2565 ในธีม Let's create human-first technology for humanity ซึ่งจะเป็นงานที่ีรวบรวมทั้ง Solution ที่ครอบคลุมงานบริหารงานบุคคลในด้านต่างๆ และมีการแชร์ Best Practice จากองค์กรชั้นนำที่ได้นำ HR Tech ไปใช้และสร้างประสบการณ์ที่ดีแก่พนักงาน รอติดตามข่าวจาก PMAT กันนะครับ

ที่มา

The $12 Billion Opportunity in HR Technology - BCG

HR Tech Conference 2022: Think like an employee to evaluate your HR tech - HR Executive

Emerging HR tech trends to watch out for in 2022 - SaasIndustry

Improve Work Performance with These 10 Types of HR Tech - Beekeeper