ปฎิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบันนี้เทคโนโลยีเป็นเรื่องปกติในสังคมการทำงานไปเรียบร้อยแล้ว ตื่นเช้ามาทุกคนตอนนี้ เช้ามาก็ต้องเปิดเข้า App อีเมล์ประเภทต่างๆ เข้าประชุมจากระบบ Digital ไม่ว่าจะเป็น Zoom/MS Team/Google Meet ใช้ Application ต่างๆ ใน Google Space หรือ Office 365 เข้าไปใช้การเก็บข้อมูลใน Cloud รูปแบบต่างๆ หรือถ้าเป็นองค์กรที่มีระบบภายในก็จะมีระบบ ERP ต่างๆอีก รวมไปถึงระบบ Self Service ต่างๆที่หากเอารายชื่อออกมากางนับคงจะนับกันแทบไม่หวาดไม่ไหว ฉะนั้นจึงไม่แปลกที่จะได้ยินกันบ่อยครั้งว่าองค์กรไหนๆก็อยากทำ Digital Transformation เพื่อสร้างขีดความสามารถที่แข่งขันได้ในอนาคต

ซึ่งในปัจจุบัน แม้กระแสการทำ Digital Transformation จะเริ่มซา ๆ ลงไปบ้างแล้ว เนื่องจากองค์กรขนาดใหญ่เริ่มนิยมทำกันในวงกว้าง แต่ก็ยังมีองค์กรอยู่อีกจำนวนมากที่ยังอยู่ในระหว่างการพัฒนา และยังคงมุ่งที่จะทำ Digital Transformation อยู่ในปัจจุบัน โดยอาจจะพึ่งพาที่ปรึกษาบ้าง ลองผิดลองถูกกับโปรแกรมต่าง ๆ บ้าง หรือแม้กระทั่งการสร้างโปรแกรมหรือเทคโนโลยีขึ้นมาเอง เพราะในปัจจุบันนี้การสร้าง Application ต่าง ๆ เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นจากเดิมมาก จากสมัยก่อนที่การสร้าง Application ต่าง ๆ มักจะถูกผูกขาดอยู่กับองค์กรที่เชี่ยวชาญด้านการสร้างซอฟแวร์เท่านั้น กลายเป็นว่ายุคนี้สมัยนี้องค์กรต่างๆก็สามารถที่จะทำการจ้าง Programmer เข้ามาอยู่ในองค์กร และสามารถดูแล พัฒนา และปรับเปลี่ยน Application ให้มีทิศทางไปอย่างที่องค์กรต้องการมากขึ้น

และแน่นอนหน่วยงานหนึ่งที่มักจะเป็นหัวหอกเบอร์ต้น ๆ ในการปรับสู่การทำงานโดยใช้เทคโนโลยี ก็ต้องมีหน่วยงานทรัพยากรมนุษย์อยู่ด้วยแน่นอน และเวลานึกถึงการนำเทคโนโลยีมาใช้กับงานทรัพยากรมนุษย์ สำหรับองค์กรที่ไม่คุ้นเคยมากนักอาจจะนึกภาพออกในแง่ของระบบ HRIS ในองค์กร การเก็บข้อมูลเพื่อจัดการข้อมูลของพนักงานต่าง ๆ ที่จะทำให้การทำงาน HR ทำได้ง่ายขึ้น แต่แท้จริงแล้วการนำเทคโนโลยีมาใช้ในงาน HR มีอีกหลากหลายแบบที่สามารถทำได้ ซึ่งถ้าอ้างอิงจาก Dave Ulrich ที่เป็นปรมาจารย์ด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ชื่อก้องโลก ได้เคยกล่าวถึงการนำงานทรัพยากรมนุษย์ให้ไปอยู่ในระบบ Digital เช่นกัน โดยเรียกว่าเป็น Digital HR Journey โดย Dave มองว่าจะมี 4 รูปแบบ ดังนี้

1. HR efficiency เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน HR – ในขั้นนี้คือการที่นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานธุรการ ในงาน HR เช่น การจัดการการขาดลามาสาย Time Attendance ต่างๆ การแจก Slip เงินเดือนให้กับพนักงานและอื่นๆ โดยตัวอย่าง Application ในกลุ่มนี้ก็เป็นเหล่า Application ชื่อคุ้นทั้งหลายไม่ว่าจะเป็น Peoplesoft จากค่าย Oracle, Success Factor และ Qualtrics จากค่าย SAP หรือ Workday จากค่าย Workday HCM และอื่นๆอีกมากมายที่สามารถเลือกได้ตามงบประมาณของแต่ละองค์กรที่มีตั้งแต่หลักสิบล้านจนถึงหลักหมื่นบาท

2. Innovation and HR effectiveness นวัตกรรมและการเพิ่มประสิทธิภาพในงาน HR - ในขั้นนี้จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของงาน HR ซึ่งสามารถที่จะทำให้งาน HR สามารถก้าวข้ามไปสร้างประโยชน์ได้เพิ่มขึ้นอีกมากมาย ยกตัวอย่าง เช่นการ Sourcing งาน HR บน LinkedIn การสัมภาษณ์งานผ่านระบบ Video Conference การจัดกิจกรรมพนักงานบนระบบออนไลน์ การทำการอบรมผ่านระบบออนไลน์ เป็นต้น

3. Information นำข้อมูลมาสร้างประสิทธิภาพให้ได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจ – การใช้เทคโนโลยีกับงาน HR ในขั้นถัดไปคือการใช้ประโยชน์จากข้อมูลให้ได้มากที่สุด จากยุคปัจจุบันที่ความรู้ด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูลเติบโตและแพร่หลายมากขึ้นพร้อม ๆ กับเทคโนโลยี จนสามารถเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลปริมาณมาก ๆ ได้ในเวลาอันรวดเร็ว เราจึงสามารถใช้ HR Tech ในการสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น เช่นการทำ Dashboard ข้อมูลทางงาน HR ที่อัพเดทอัตโนมัติและ Real-time หรือการใช้ข้อมูล Predictive Analytic ผ่าน software ต่างๆ เช่น BigML / Rapidminer เพื่อหาคำตอบและแก้ปัญหาด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร บนพื้นฐานข้อมูลที่องค์กรมี เช่น สร้างโมเดลหาปัจจัยที่ทำให้พนักงานขององค์กรลาออก และใช้โมเดลนี้ในการค้นหาความเป็นไปได้ในการลาออกของพนักงาน เป็นต้น

4. Connection การเชื่อมโยงกับพนักงาน – ในขั้นนี้คือการใช้เทคโนโลยีเพื่อเชื่อมโยงพนักงาน ทั้งเชื่อมโยงพนักงานเข้าหากัน หรือการเชื่อมโยงพนักงานกับองค์กร โดยเพิ่มการสื่อสาร และความเชื่อมโยงกัน ตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดเจนในการนำ HR Tech เข้ามาสร้างความเชื่อมโยงกับพนักงานคือการทำ Gamification ให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับเพื่อนพนักงานในองค์กรและมีส่วนร่วมกับตัวพนักงานเอง ซึ่งแต่ละองค์กรอาจจะพัฒนาซอฟแวร์ขึ้นมาโดยเฉพาะ หรือใช้ซอฟแวร์ที่สร้างความเชื่อมโยงเหล่านี้ก็ได้

จะเห็นได้ว่าจริงๆแล้วมีเทคโนโลยีที่หลากหลายมากที่จะนำมาใช้ในการสนับสนุนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร แต่ตัวเลือกที่มากมายมหาศาลในตลาดนั้น ไม่ได้หมายความว่าสมควรจะนำมาใช้ได้กับองค์กรเราทุกเทคโนโลยี จึงขอให้หลักคิด 4 ข้อที่ควรระวัง ก่อนจะเลือกใช้ HR Tech ในองค์กรของท่าน

1. อย่านำเทคโนโลยีมาใช้โดยไม่ออกแบบกระบวนการหรือประสบการณ์ของพนักงานที่เราอยากส่งมอบ – หลายๆครั้งที่ HR หรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ได้ไปพบเทคโนโลยีต่างๆในโลกของ HR และก็อยากจะนำสิ่งเหล่านั้นเข้ามาปรับใช้ภายในองค์กรทันที แต่ทว่าก็เป็นการปรับใช้โดยยกกระบวนการทำงานเดิม หรือประสบการณ์

2. ทำความเข้าใจพนักงานของเราก่อนที่จะเลือกส่งมอบ HR Tech ให้พวกเขา – เมื่อเวลาองค์กรพิจารณา HR Tech อะไรสักอย่างและตกลงใจนำมาใช้ สิ่งที่ทีมบริหาร และ HR มักจะไปให้ความสำคัญก็คือขีดความสามารถของเทคโนโลยีนั้นทำอะไรได้บ้าง ผลสุดท้ายที่สามารถนำมาใช้ได้จะมีอะไรบ้าง แต่บ่อยครั้งก็มักจะหลงลืมไปว่าผู้ที่จะใช้เทคโนโลยีเหล่านี้คือพนักงานในบริษัทของเรา และหลาย ๆ ครั้งวิธีใช้เทคโนโลยีเหล่านั้นก็ไม่เป็นมิตรกับลูกค้าเพียงพอ และนำไปสู่บทเรียนราคาแพงให้ทั้งคณะทำงาน และคณะบริหารที่ต้องการเปลี่ยนแปลง

3. การสื่อสารที่น้อยเกินไป - การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ใหม่ไม่ว่าจะเป็นในส่วนงานไหน บ่อยครั้งก็จะเกิดการต่อต้านจากตัวของผู้ใช้เองที่อาจจะรู้สึกไม่คุ้นเคย หรือยุ่งยากต้องปรับตัว ฉะนั้นการสื่อสารถึงประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับถ้าหากเขาได้เข้ามาใช้เทคโนโลยีต่างๆที่นำเข้ามาใช้ จะเป็นการเปิดประตูให้พนักงานยอมรับ และยินดีที่จะเปิดใจเรียนรู้และเริ่มใช้เทคโนโลยีที่เลือกสรรเข้ามา

4. การเริ่มนำเทคโนโลยีมาใช้ไม่ใช่บทอวสาน แต่เป็นการเดินทางที่ต้องไปพร้อมกัน – หลายๆครั้งที่เมื่อ Technology “Go Live” หรือเริ่มนำมาใช้ในองค์กร ทีมงานบริหารหรือแม้กระทั่งทีม HR เองก็รู้สึกว่าเรามาได้ถึงเส้นชัยแล้ว จบเสียทีและไปทำงานอื่นต่อไป แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้นการ “Go Live” เป็นเพียงการจุดเริ่มต้นของการเดินทางร่วมกันไปกับประสบการณ์ของพนักงาน ซึ่งเราต้องเก็บข้อมูล เก็บ Feedback และปรับปรุงพัฒนาให้ดีขึ้น ตอบสนองประสบการณ์ของพนักงานที่เราต้องการให้ได้อย่างที่ตั้งใจ

Reference

https://www.hrmonline.com.au/technology/dave-ulrich-four-phases-digital-hr/

https://www2.deloitte.com/dk/da/pages/human-capital/articles/digital-hr.html

https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2022/08/09/four-most-common-digital-transformation-pitfalls/?sh=41fc1d1d6c34