ในหลาย ๆ ตอนที่ผ่านมา จากการที่ได้ศึกษาเรื่องกลยุทธ์ ระบบ โครงสร้าง หรือเทคโนโลยีในงานบุคคลอย่างต่อเนื่อง ในสัปดาห์นี้จะขอพูดถึงจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญไม่แพ้กัน คือ “การสื่อสาร” ในงานบุคคล ซึ่งเป็นส่วนสำคัญมาก ๆ ที่จะทำให้งานประสบความสำเร็จบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ หากมีของดีแต่ไม่สื่อสาร หรือสื่อสารแล้วทำให้ความหมายเปลี่ยนไป ก็สามารถทำให้เรื่องราวเปลี่ยนไปได้มาก หรือหากมีระบบหรือนโยบายที่ดีมาก ๆ แล้วสามารถใช้การสื่อสารสร้างแรงกระเพื่อม (amplify) ให้กว้างและมี impact มากขึ้นได้ก็จะทำให้งานมีคุณค่าเพิ่มมากกว่าเดิมที่จะช่วยพัฒนาชีวิตของพนักงานในองค์กรให้ดีขึ้นอย่างที่ HR Professionals ทุกท่านตั้งใจไว้

1. Communication Needs ต้องมาก่อน เรื่องโครงสร้างหน้าที่ใครไว้ทีหลัง

คำแนะนำนี้เป็นจริงอย่างยิ่งในองค์กรที่ทั้ง “มี” และ “ไม่มี” หน่วยงานที่ดูแลการสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication) ที่ถูกจัดตั้งขึ้นมาโดยเฉพาะ ในองค์กรที่ไม่มีหน่วยงานชัดเจน ก็ให้เป็นที่รู้กันว่า เป็นหน้าที่ของเจ้าของงานที่จะต้องโปรโมทสื่อสารผลงานชิ้นสำคัญของตนเองออกไปให้กับผู้ใช้งานหรือพนักงานกลุ่มเป้าหมาย แต่สำหรับในองค์กรที่มีหน่วยงานที่จัดตั้งอย่างเป็นทางการแล้วนั้น ข้อดีคือคุณจะมีผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร มีเครื่องมือ ช่องางที่ได้รับการดูแลอย่างดี แต่กับดักชิ้นสำคัญที่ HR มักจะประสบก็คือการรอให้อีกฝ่ายดำเนินการ หรือกลัวจะไปทับเส้นกันจึงไม่แตะเรื่องการสื่อสารเลย

ในฐานะที่เป็น expert หรือเป็น task owner ที่รู้ดีที่สุดในงานโครงการหรือโปรแกรมที่ลงแรงลงเวลาออกแบบมาหลายเดือนนั้น จะดีกว่ามากหากคุณสามารถมีส่วนร่วมหรือแม้กระทั่ง take lead ในการสื่อสารงานชิ้นสำคัญของคุณ โดยขอการสนับสนุนในเชิงเครื่องมือ ช่องทาง หรือคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดในการวางแผนและดำเนินการสื่อสาร ควรดูตาม “ความจำเป็นในการสื่อสาร (Communication Needs)” ซึ่งหมายถึงวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร เป้าหมาย และวิธีการที่ดีที่สุดมากกว่าโครงสร้างหรือระบบขององค์กร เพราะสุดท้ายทั้งสองอย่างก็มีเป้าหมายเดียวกัน คือถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายไม่ว่าจะด้วยวิธีการใด

2. Storytelling ที่ดีต้องมี insight มาจากพนักงานคนฟัง

งานบุคคลในยุคปัจจุบันถูกสร้างขึ้นมาด้วยเจตนาที่ดีที่จะทำให้ชีวิตของพนักงานในเส้นางการทำงานเติบโตก้าวหน้า และในขณะเดียวกันบริษัทก็เติบโต ในเมื่อมีแต่เรื่องดี ๆ เป็นส่วนใหญ่ การวางเรื่องและเนื้อหาที่ดีในงาน HR ซึ่งมักจะต้องทำเรื่องยาก ๆ ให้เป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องนโยบายพนักงาน เงินเดือน โปรแกรมการพัฒนาความรู้ การประเมินผลงาน การเติบโตก้าวหน้า ฯลฯ ต้องถูกถ่ายทอดด้วยเนื้อหา วิธีการ และการเล่าเรื่องที่โดนใจผู้รับสาร ส่งพลังบวก น่าติดตาม และทำให้พนักงานอยากมีส่วนร่วมในการพัฒนาชีวิตการทำงานของตนเองไปพร้อม ๆ กับองค์กร

หากเปรียบเทียบงานของ HR เป็น ‘ข่าวเศรษฐกิจ’ ชิ้นหนึ่ง ผู้รับสารก็เหมือนผู้ชมทางบ้านที่สามารถเลือก ดู ฟัง หรือ อ่านจากสำนักข่าว ช่อง หรือนักข่าวที่ตนเองชื่นชอบ ถูกจริตในการรับสาร หรือเข้าใจง่าย เมื่อผู้ฟังซึ่งเป็นพนักงานในหลากหลายระดับที่มีภูมิหลังที่แตกต่างกันเกิดความเข้าใจและเปิดใจในการรับสาร โอกาสที่โครงการของ HR จะประสบความสำเร็จก็ย่อมมากตามไปด้วย ดังนั้นก่อนจะสื่อสาร ควรจะหาโอกาสในการ “ฟัง” เรื่องราวต่าง ๆ จากพนักงานและนำมาเสริมใส่ลงในเนื้อหาและวิธีการเล่าเรื่องให้โดนใจมากขึ้น และที่สำคัญต้องไม่ทำให้เกิด Winner และ Loser ในองค์กร โดยเฉพาะเวลาสื่อสาร Hero Stories หรือเรื่องราวดี ๆ จากตัวแทนพนักงาน

3. เข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของ Online Ecosystem ในชีวิตพนักงาน

ในยุคที่ Social Media มีบทบาทกับชีวิตพนักงานมาก โดยพบว่า 98% ของพนักงานมีการใช้โซเชียลมีเดียส่วนตัวอย่างน้อยหนึ่งแพลตฟอร์ม และ 50% มีโพสต์ข้อความเกี่ยวกับงานและบริษัท และใช้เวลาเฉลี่ย 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทผ่านโทรศัพท์มือถือและแท็บเล็ต นี่จึงเป็นโอกาสและโจทย์ใหม่สำหรับ HR ในการสื่อสารและเข้าถึงพนักงานมากขึ้น และเข้าปะปนเป็นส่วนหนึ่งของข่าวสารในชีวิตประจำวันและพฤติกรรมในการใช้สื่อใน online ecosystem ให้ได้ เหมือนกับโฆษณาที่ผ่านตาอยู่เสมอในทุกที่ทุกเวลาในเรื่องและปริมาณที่เหมาะสมกับความสนใจของพนักงาน

4. ใช้การสื่อสารเป็นตัวช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วม

ปรับรูปแบบการสื่อสารเป็นสองทางให้มากขึ้น อาจเป็นการกด Like, Share, Comment ง่าย ๆ กลับมาทางอีเมล หรือร่วมทำ survey เป็น open idea-sharing session เพื่อให้เกิดกิจกรรม นวัตกรรม หรือแนวคิดใหม่ ๆ ที่น่าสนใจ ที่เห็นได้ชัดอย่างเช่น กิจกรรม CSR หรือ กิจกรรมเพิ่ม Engagemnet ของพนักงาน ที่ปกติจะเป็นกิจกรรมที่ HR คิดและประกาศรับสมัครคนเข้าร่วมกิจกรรม แต่หากลองกลับกัน เป็นกิจกรรมให้พนักงานเสนอชื่อโครงการอาสาสมัครหรือกิจกรรมที่อยากหาเพื่อนไปทำร่วมกันมากขึ้นผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ ผ่านไลน์กลุ่มก็สามารถทำได้ ก็จะทำให้ได้โครงการตอบโจทย์โดนใจมากขึ้น โดยเฉพาะในยุคที่คนมีความสนใจที่หลากหลายที่อาจไม่สามารถหากิจกรรมที่ตอบโจทย์ทุกคนแบบ one size fits all ได้ วิธีการนี้สามารถขยายผลไปสู่การเรียนรู้และพัฒนา การนำเสนอคอร์สออนไลน์ต่าง ๆ ที่พนักงานอาจมีแหล่งความรู้ใหม่ ๆ หรือทักษะแห่งอนาคตที่น่าสนใจมากขึ้นกว่าการกำหนดมาโดยผู้บริหารหรือ HR Professionals เท่านั้น วิธีการนี้ยังช่วยสอดแทรกค่านิยมองค์กรและวัฒนธรรมที่อยากให้พนักงานเห็นได้อีกด้วย

ทำไม HR จึงควรปรับวิธีการสื่อสาร? ปรับแล้วได้อะไร?

หลายครั้ง HR Professionals ที่ทำงานหนัก อาจเกิดความรู้สึกเหนื่อยล้าและฉุกคิดว่า การสื่อสารคือเรื่องที่ต้องช่วยกันทั้งสองฝ่าย และมักมีมุมคิดที่อยากให้ผู้อื่นปรับตัวเข้าหาเรา ความคิดที่ว่า “ถ้าพนักงานอยากก้าวหน้าก็ต้องหาทางอ่านหนังสือยาก ๆ ให้ได้เอง” หรือ “ถ้าอยากจะเบิกสวัสดิการ ก็ต้องมีความพยายามเข้าไปในระบบที่ซับซ้อนให้ได้” สองประโยคนี้ถ้าอ่านดี ๆ จะพบว่า ไม่ได้เกิดประโยชน์กับใครทั้งสิ้น ดังนั้นเป็นหน้าที่ของ HR มืออาชีพที่จะต้องสื่อสารให้สำเร็จเป็นส่วนหนึ่งของงานที่เราไม่อาจเลือกผู้รับสารได้ แต่ผู้รับสารคือกลุ่มเป้าหมายที่เราอยากให้เขาเปลี่ยนทัศนคติ เปลี่ยนพฤติกรรม ได้ใช้ระบบต่าง ๆ ที่จัดเตรียมไว้ให้ เกิดความก้าวหน้าในงาน หรือมีความรู้สึกผูกพันกับองค์กรนี้

ในปัจจุบัน (และอดีต) มีงานวิจัยและผล survey มากมายที่พูดถึงประโยชน์ของการสื่อสาร เรียกว่า การสื่อสารที่ดี จะไม่มีข้อเสียต่อตนเองและองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการ

> ช่วยให้ productivity ในงานเพิ่มขึ้น 20-25%

> เพิ่มผลประกอบการ 2% ภายในหนึ่งปี

> ผลตอบแทนผู้ถือหุ้น เพิ่มขึ้น 47%

อ้างอิง

https://staffbase.com/blog/internal-communications-and-hr-4-killer-ideas-for-working-together-more-effectively/

https://www.sociabble.com/blog/employee-communication-guide/

https://www.bain.com/insights/communicating-the-micro-battles-journey-six-lessons-from-the-masters-fm-blog/