Agile organization

ขยับสู่อนาคต ปรับองค์กรสู่โลกดิจิทัล

ทุกวันนี้พวกเราชาว HR คงได้ยินประโยคเหล่านี้กันบ่อยมากขึ้น บางท่านอาจจะทราบดีอยู่แล้ว บางท่านอาจจะได้เคยสัมผัสมาบ้าง แต่บางท่านก็อาจจะคิดสงสัยอยู่ว่าจริง ๆ แล้ว Agile คืออะไร? แต่มีประเด็นที่ใกล้ตัวมากกว่านั้นคือ แล้ว Agile มาเกี่ยวข้องกับงาน HR ของเราอย่างไร?

Agile แนวคิดการทำงานแบบทางเลือกใหม่ที่จะเข้ามาแทนที่แนวคิดการทำงานแบบเดิมที่เรียกว่า Waterfall อันเป็นแนวคิดที่สร้างให้เกิดการทำงานในรูปแบบเดิมซึ่งอาจจะเริ่มงานจากการวางแผน กำหนดเป้าหมาย แบ่งงานกันทำ ฯลฯ เป็นรูปแบบที่เราเคยชินกันอยู่ ทว่าเมื่อไรที่เราเริ่มใช้แนวคิดการทำงานแบบ Agile เราจะพบว่ารูปแบบการทำงานไม่สำคัญอีกต่อไป แต่จะเน้นให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันของใครก็ได้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมากกว่าตำแหน่งหรือแผนก สามารถทำงานผิดพลาดได้ เรียนรู้และแก้ไขใหม่ได้ อีกทั้งคนที่มาร่วมกันทำงานยังสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาตามช่วงเวลาและจังหวะที่เกี่ยวข้องกับแต่ละคน ที่มาของ Agile นั้นเกิดขึ้นมาจากบริษัทด้านเทคโนโลยีอย่าง Apple หรือ Samsung ที่ต้องผลิตโทรศัพท์รุ่นใหม่ออกมาทุกปี ฉะนั้นจึงต้องมีการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายการตลาด ฝ่าย IT ฝ่าย E - commerce และฝ่ายธุรกิจ แต่ถ้าทุกคนต่างคนต่างอยู่ในแผนกตัวเอง บริษัทไมมีทางจะมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ออกมาไดปละครั้งอย่างแน่นอน

มาถึงตรงนี้เราจะเห็นคำสำคัญ (Keyword) แล้วว่า Agile คือ “แนวคิด” ไม่ใช่ “รูปแบบ” ในการทำงาน ดังนั้น Agile จึงเป็นแนวคิดที่ค่อนข้างสอดรับกับ Flat Organization ซึ่งเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพในยุคดิจิทัลมากกว่าระบบแบบเดิมอย่างไม่ต้องสงสัย เพราะไม่ว่าองค์กรจะต้องการหรือเห็นด้วยกับแนวคิดการทำงานแบบนี้หรือไม่ ในที่สุดแล้วก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนให้ตัวเองไม่ว่าจะมากหรือน้อยให้สามารถอยู่รอดได้ในยุคดิจิทัลอยู่ดี

HR ช่วยสร้างองค์กรแบบ Agile ได้อย่างไร

ในคำถามถัดมาแล้ว Agile มาเกี่ยวข้องกับงาน HR ของเราอย่างไร? จากความหมายของ Agile ที่กล่าวมาข้างต้น ถ้าแนวคิดการทำงานทำให้รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป การนำระบบ Agile เข้ามาใช้ในองค์กรจึงเกี่ยวข้องกับระบบการจัดการหลังบ้านในองค์กรที่เป็นงานของ HR

ข้อมูลจากผลการสำรวจเรื่อง Redefine organizational models ของ Mercer พบว่า ร้อยละ 96 ของผู้บริหารทั่วโลกมีการวางแผนที่จะเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร สำหรับประเทศไทยมีถึง 800 บริษัท ที่มีแนวโน้มว่าการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรนั้น เป็นการเปลี่ยนแปลงเรื่องระบบการจัดการหลังบ้าน เช่น ถ้าองค์กรใดมีการทำ Shared Services เพื่อรวมศูนย์กลางการให้บริการแบบ Virtual แก่ลูกค้า แต่ยังมีการทำงานแยกส่วนกันแบบ Silo ที่มีระบบการทำงานแบ่งตามฝ่ายหรือมีลำดับขั้นชัดเจน โอกาสในที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างทันท่วงทีก็จะไม่เกิดขึ้น ลูกค้าที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้เร็วและมีทางเลือกมากมายก็คงไม่มานั่งรอองค์กรที่มัวแต่ให้บริการตามลำดับขั้นอีกต่อไป การทำงานแบบเดิม ๆ จึงไมทันสำหรับการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัลโดยสิ้นเชิง ดังนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่องค์กรจะตอบโจทย์ธุรกิจในปัจจุบันได้ดีกว่าเดิม โดยที่ไม่นำแนวคิดเรื่อง Agile เข้ามาประยุกต์ใช้ในองค์กร

ทว่าอุปสรรคอย่างหนึ่งเลยในการนำ Agile มาใช้ก็คือพวกเราตัว HR เอง เพราะเรายังต้องการ Job Structure เรายังต้องมีการประเมินและจ่ายค่าตอบแทนพนักงานตามค่างานนั้น ๆ อยู่ แต่ในแนวคิดแบบ Agile นั้นบางครั้งเราไม่สามารถแยกเนื้องานที่แต่ละคนทำออกมาได้อย่างชัดเจน แต่ถ้า HR เข้าใจโครงสร้างการทำงานและสามารถจัดกลุ่มคนลงในโครงสร้างแบบต่าง ๆ ได้ ก็จะสามารถบริหารผลงาน ประเมิน หรือจ่ายค่าตอบแทนตามรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปนั้นได้

อาทิเช่น ในธนาคารจะมีการแบ่งลำดับขั้นที่เยอะมาก เช่น VP SVP AVP ไล่ลงไปเรื่อย ๆ แต่ใน Agile ลำดับขั้นแบบนั้นมันจะหายไปเป็น Scrum Master Chapter และ Tribes (ตามภาพด้านบน) ดังนั้นโจทย์ของ HR คือการจัดว่ากลุ่มคนเหล่านี้จะอยู่ในโครงสร้างการทำงาน Agile ในแบบใด

มิติที่ HR ควรตระหนักถึงในการสร้าง HR Transformation ที่แนวคิด Agileในองค์กรไว้อย่างน่าสนใจ 4 ประการ ดังนี้

HR Processes and policies - HR ควรยึดถือไว้ว่าการทำ Agile นั้น ต้องขับเคลื่อนด้วยกระบวนการ (Process) เป็นสำคัญ ดังนั้นจึงต้องพิจารณาว่า Process ของเราชัดเจนแล้วหรือไม่ หรือจริง ๆ แล้วเรายังใช้ระบบ Hierarchical หรือ Top - Down Approach แฝงอยู่ในองค์กรอยู่หรือไม่

New HR org. structure and operating model - เราต้องประเมินดูว่าโครงสร้างองค์กรของเราทุกวันนี้ยังเป็นแบบ Traditional หรือ Silo อยู่หรือไม่ เรายังใช้โมเดลแบบ One Size Fits All อยู่หรือไม่

New HR Digital Tool - เรามีเทคโนโลยีที่พร้อมให้คนในองค์กรใช้งานได้หรือไม่ เรายังทำงานกันบน Spreadsheets อยู่หรือไม่ หรือสามารถทำงานร่วมกันผ่าน Virtual ได้หรือไม่

Evolved roles and skills - เราต้องประเมินดูว่าทักษะอะไรที่เป็นทักษะเชิงกลยุทธ์ (Strategic Skills) ที่จำเป็นในการทำงาน หากไม่มีเราต้องทำการฝึกฝน (Reskill) ตัวเองให้ได้ก่อน HR ต้องเปลี่ยนแปลงตัวเองจาก HR operational ไปเป็น True strategic HR business partners

ในโลกของดิจิทัลที่ทุกอย่างไม่สามารถคาดการณ์ได้ กระแส Digital Disruption ที่เกิดขึ้นในธุรกิจต่าง ๆ วันนี้ ทำให้ HR ต้องมีบทบาทสำคัญในการช่วยองค์กรขับเคลื่อนธุรกิจมากขึ้น อีกหนึ่งทางออกที่จะสามารถพัฒนาองค์กรให้มีความพร้อมสำหรับโลกดิจิทัลนี้ได้คือ HR ต้องเริ่มนำระบบ Agile เข้ามาประยุกต์ใช้ในองค์กรไม่ว่าจะเป็นในส่วนงานใด ๆ ก็ตาม อย่างที่กล่าวไปข้างต้นนั้น เราไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทั้งองค์กรให้เป็น Agile ไปทั้งหมด แต่เราเริ่มที่จะทดลองได้กับทีมหรือกับบางหน่วยงานที่มีความพร้อมก่อนได้ เพราะเรามีโอกาสที่จะถูกเทคโนโลยีเข้ามากระทบและเปลี่ยนแปลงทุกอย่างไปหมดโดยไม่รู้ตัว การสร้างระบบ Agile นั้นจะทำให้เรามีความยืดหยุ่นและพร้อมรับในทุก ๆ สถานการณ์ได้ โดยเฉพาะ HR เองก็ต้องเป็นที่ปรึกษาให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กรได้ เพราะทุกคนในองค์กรล้วนแล้วต้อง Go through the same journey ไม่ว่าจะเป็นสายงานใด ๆ ก็ตาม