ความท้าทายที่ส่งผลต่อองค์กรในส่วนของการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์

คุณชุติมา สีบำรุงสาสน์ | People Magazine 2/2560

HR ถือเป็นหนึ่งในกลไกหลักที่จะขับเคลื่อน Digital Transformation ให้เกิดขึ้นจริง พันธกิจของเราคือการเพิ่มทักษะความรู้ความสามารถ ผลักดันศักยภาพของบุคคลากร ออกแบบระบบนิเวศน์หรือระบบองค์กร ให้สามารถทำให้คนของเราสามารถทำงานในสภาพแวดล้อมที่เรียกว่า Digital ได้เป็นอย่างดี

ภาพรวมในการที่เราจะเปลี่ยนโลกของการทำงานในปัจจุบันให้เป็น Digital Environment มีอยู่ด้วยกัน 3 เรื่อง People, Place, Technologies

1. People หมายถึง องค์ประกอบรวมของทรัพยากรบุคคลทั้งหมด ซึ่งไม่ได้หมายถึงพนักงานอย่างเดียว People ในที่นี้หมายถึงผู้นำเป็นเบื้องต้นก่อนเลย ผู้นำต้องมีวิสัยทัศน์ที่จะขับเคลื่อนองค์กรให้เป็นไปสู่ระบบหรือรูปแบบ Digital Transformation ลำดับรองลงมาคือหัวหน้างาน ที่ต้องมีการปรับเปลี่ยน Mind Set, Skill, Supervisory Managerial Skill ต่างๆ ที่จะนำมาใช้ในการบริหารจัดการบุคคลากรของเรา ภายใต้สภาวะแวดล้อมที่เป็น Digital transformation และลำดับสุดท้าย คือ พนักงานเอง ว่าควรจะทำอย่างไรให้มีการพัฒนาทักษะความรู้ความสามารถ มีรูปแบบการทำงานที่สอดคล้องกับ Digital transformation ในขณะเดียวกันก็หมายรวมถึง HR เองด้วยที่ต้องปรับตัวเอง ในแง่ของวิธีการในการขับเคลื่อนขบวนการต่างๆ ที่เป็นเรื่องของ HR ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดจ้าง การบริหารค่าจ้างค่าตอบแทน การพัฒนาความรู้ การเตรียมความพร้อมสู่การเป็นผู้นำ การสื่อสารภายในองค์กร การสร้างความผูกพันธ์ ต่อองค์กร และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การสร้างเสริมภาพลักษณ์ (Branding) ทุกอย่างจะต้องขับเคลื่อนอย่างสอดคล้องไปยังทิศทางที่เป็น Digital ทั้งหมด

2. Place หมายถึง องค์ประกอบด้านสภาพแวดล้อมของการทำงาน ซึ่งไม่ได้หมายถึงสถานที่ทำงานเพียงอย่างเดียว ในระบบที่เรียกว่า Digital Environment พบว่ารูปแบบการทำงานของคนจะเปลี่ยนไป พนักงานไม่ได้จำเพาะจงเจาะว่าจะต้องทำงานที่ออฟฟิศ หรือสำนักงานของบริษัทเพียงอย่างเดียว รูปแบบการทำงานอาจจะเกิดขึ้นที่ สาขา พื้นที่ทำงานของลูกค้า หรือ แม้แต่พื้นที่ทำงานสาธารธณะทั่วไปที่เอื้อต่อการทำงาน เพราะฉะนั้นในความเป็น Digital Environment กับรูปแบบที่เปลี่ยนไปนี้ เราจะทำอย่างไรให้คนของเราสามารถทำงานจากทุกๆ สถานที่ได้

การเข้าถึงข่าวสารของพนักงานในยุคของ Mobility จะทำอย่างไรให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำและก็ปลอดภัย เพราะหลายๆ องค์กรมีความตระหนักถึงความสำคัญในการรักษาความลับหรือข้อมูลทางธุรกิจ (Confidentiality)

นอกเหนือจากเรื่องทางกายภาพแล้ว กฎกติกามารยาทของการบริหารจัดการ เรื่องของนโยบาย (Policy) ต่างๆ ต้องสอดรับกับการเป็น Digital ซึ่งหมายถึงวิธีการที่จะส่งเสริมให้คนในองค์กรไปอยู่ใน Digital Environment และยังหมายถึงคำแนะนำ หรือหลักวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมเพื่อเป็นแนวทางให้กับคนของเราในการที่จะให้เขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้เงื่อนไขที่องค์กรกำหนดให้ในโลกดิจิทัล

สิ่งที่สำคัญอีกส่วนหนึ่งซึ่งหมายรวมอยู่ในบริบทของ Place คือ เรื่องของกระบวนการ (Process) กับขั้นตอนในการทำงาน (Procedure) ด้วย ถ้าเกิดองค์กรยังเป็นมีกระบวนการทำงานรูปแบบเดิม บางครั้งก็จะไม่สามารถไปด้วยกันได้ในโลกดิจิทัล องค์กรต้องเริ่มพิจารณาว่า อะไรที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ก็ต้องเริ่มเปลี่ยน เพื่อให้เหมาะสมกับรูปแบบใหม่ในการทำงานภายใต้โลก Digital Transformation

3. Technology จะทำอย่างไรให้องค์กรเริ่มนำระบบเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้ เพื่อทำให้คนในองค์กรสามารถที่จะทำงานในรูปแบบใหม่ เรียกว่าเป็น New World of Work ภายใต้กรอบ Digital transformation

การสร้าง Internal branding ของ Microsoft ที่เกิดขึ้น?

Branding ในมุมมองของตนเอง คิดว่า เป็นเรื่องของ การสร้างความชัดเจนของตัวตนผ่าน เรื่องของวัฒนธรรมองค์กร (Culture) ซึ่งมันเป็นวัฒนธรรมที่ตอบโจทย์กับการที่จะขยับเข้าสู่ Digital Transformation ได้มาก ไม่ว่าจะเป็น 3 หัวข้อที่ได้กล่าวไปเบื้องต้น คือ เรื่องของ คน สถานที่ และเทคโนโลยี

Empowerment น่าจะเป็นคำจำกัดความที่ดีของ วัฒนธรรมองค์กรใน Microsoft r พนักงานของเรา จะถูกฝึกถูกสอนและถูกบอกว่าแต่ละคนมีหน้าที่ความรับผิดชอบจะต้องทำอะไรบ้าง และผลของงานที่ทำสร้างผลลัพธ์เชิงบวกให้กับองค์ได้อย่างไร โดยมีระบบชี้วัดที่ชัดเจน พนักงานจะได้รับอิสระในการทำงาน เปิดกว้าง สร้างสรร โดยราจะดูจากความสำเร็จที่เขาทำในงานได้รับมอบหมาย ซึ่งเรียกสิ่งต่างเหล่านี้ว่า Accountability ฉะนั้นพนักงานทุกคนจะรู้ว่าเขาได้รับ Empowerment ในการทำงาน มีเครื่องไม้เครื่องมือทางเทคโนโลยีหรือสิ่งต่างๆ ที่อำนวยไว้ให้ และทุกคนจะรับผิดชอบส่งมอบงานที่ได้รับมอบหมาย

พนักงานที่เข้าร่วมงานกับ Microsoft จะได้ทำงานในองค์กรที่ 1. เขาได้เห็นเทคโนโลยีที่เป็น Digital transformation จริงๆ 2.เขาได้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่ Empowerment อย่างแท้จริง ซึ่งลักษณะวัฒนธรรมองค์กรของเรา เป็นรูปแบบที่ตอบรับความต้องการของเด็กรุ่นใหม่ นอกจากนี้เรายังมองไปถึงการดูแลพนักงานโดยองค์รวมในส่วนของสวัสดิการที่ปรับให้เข้ากับรูปแบบการใช้ชีวิตในยุคปัจจุบัน

ข้อจำกัดหรือความยากในการเข้าสู่ยุค Digital ของ HR มีเรื่องอะไรบ้าง?

มุมของ HR ต้องปรับเปลี่ยนในหลายๆ เรื่อง ทั้งงานพื้นฐาน และงานที่เป็นเฉพาะทางของ HR การจ้างคน, การทำเงินเดือน การทำกระบนวการเบิกจ่ายสวัสดิ์ การค่าจ้างค่าตอบแทน การฝึกอบรมต่างๆ มันเป็น Core Function, หรือ Core Competency ที่ HR ต้องมี แต่ทั้งหมดทั้งมวลต้องเปลี่ยนรูปแบบของการส่งมอบเรื่องราวต่างๆ ของ HR เข้าไปสู่องค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป อะไรที่เป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อน มีความวุ่นวาย โดยที่มีเราเป็นเจ้าของ เราต้องเริ่มเปลี่ยนรูปแบบเนื่องจาก Digital Environment จะเน้นในเรื่องของความรวดเร็ว (Speed), ความคล่องตัวในการทำงาน (Agility), ความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy) และเป็นไปตามกรอบที่วางเอาไว้ (Compliance) เพราะฉะนั้น HR เองจะหยิบจับเรื่องต่างๆ เหล่านี้เอามาใส่ในกระบวนการของเราได้อย่างไร, จะสรรหาคนรุ่นใหม่ที่เหมาะกับ Digital World ได้อย่างไร, รูปแบบการสรรหาจะทำให้เปลี่ยนแปลงได้อย่างไร, เรารู้จักวิธีการค้นหา Talent ในตลาดแบบใหม่ๆ ได้อย่าง ต้องเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีต่างๆ หรือ Social Media เข้ามาช่วยในการเปลี่ยนรูปแบบ กระบวนในการสรรรหา

การพัฒนาศักยภาพ (Development) ก็เป็นสิ่งท้าทายของงาน HR อย่างหนึ่ง พนักงานเองมีความต้องการที่จะพัฒนาตนเอง แต่หลายครั้งที่จำกัดด้วยงบประมาณในการบริหาจัดการ หรือการจัดสรรเวลา หรือแม้แต่ทรัพยากร แล้ว HR จะทำยังไงที่จะเปลี่ยนรูปแบบหรือว่าความท้าทายในเรื่องต่างๆ ให้เป็นรูปแบบ Digital Environment ที่จะช่วยให้สามารถเรียนรู้ได้ง่ายขึ้น สมมุติว่าถ้ามีงบประมาณเท่าเดิม แต่ต้องทำแผนพัฒนาบุคลากรให้มากขึ้น และให้ทันกับแผนพัฒนาธุรกิจในงบประมาณที่มี ซึ่งเป็นไปไม่ได้อยู่แล้ว ฉะนั้นถ้ายังใช้รูปแบบเดิมๆ ก็จะไม่ทันกับธุรกิจได้ ต้องเปลี่ยนให้เป็นแบบดิจิทัลหรือทำอย่างไรให้ดิจิทัลเข้ากับพฤติกรรมการเรียนรู้ของคน

รูปแบบการเรียนรู้แบบดิจิทัลในหลาย ๆ องค์กรมันไม่ประสบความสำเร็จ เพราะไปยึดติดกับระบบแบบ E-Leaning แบบเดิมๆ ดิจิทัลสมัยใหม่ต้องให้คนเรียนมีอำนาจในการเลือกในการเรียน เลือกในรูปแบบที่อยากเรียนได้ สามารถเลือกหัวข้อที่อยากเรียนรู้ และเป็นประโยชน์ต่อตัวเขาจริงๆ อีกทั้งมีความคล่องตัวยืดหยุ่นเรื่องเวลา สถานที่ เทคโนโลยี่ที่ใช้ในการเรียนรู้ นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของงาน HR ฉะนั้นเมื่อ Digital World เข้ามา เรื่องอื่นๆ ที่เป็นของ HR ไม่ว่า จะเป็ฯระบบค่าจ้าง ค่าตอบแทน ก้อล้วนจะต้องเริ่มออกแบบและ เปลี่ยนแปลงอย่างไรให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่เหมาะสม

ปัจจุบันกระบวนการต่างๆ อาจต้องมองหาผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วย หาคนที่มี Skill Set ที่ทำเรื่องพวกนี้เป็นหลักๆ จะต้อง outsource มากขึ้น เปลี่ยนเอาทรัพยากรบุคคลที่มีมาทำงานอื่นๆ มาขับเคลื่อนองค์กร ให้คำปรึกษากับผู้บริหารองค์กร เกี่ยวกับการออกแบบ ทิศทางของการบริหารบุคคลากร ภายในสภาพแววล้อมที่เป็น Digital มากขึ้น ทำอย่างไรให้งาน HR สามารถให้ข้อมูลเชิงลึก เชิงวิเคราะห์ เชิงคาดการณ์ กับผู้บริหารได้ มีความรู้กความสามารถในการใช้ข้อมูลที่มีอยู่มหาศาล ไม่ใช่การทำแค่การทำ Report หรือรายงานพื้นฐาน ในยุคแห่งการแข่งขันผู้บริหารล้วนต่างต้องการทราบข้อมูลเชิงลึก เชิงวิเคราะห์และเชิงประมาณการ เพื่อให้ใช้วางแผนกลยุทธ์ขององค์กร ผู้บริหารอยากทราบว่าทำไมคนถึงเข้า ทำไมคนถึงออก, ทำอย่างไรถึงจะธำรงรักษาคนไว้ได้, ทำอย่างไรจะทำให้คนเติบโตในองค์กรได้ อันนี้ต่างหากที่ HR ต้องเปลี่ยนวิธีการในการทำงาน ต้องเปลี่ยนตัวเองจากการเป็น Process Driven มาเปลี่ยนเป็น Coach เปลี่ยนตัวเองที่จะนั่งทำงานทุกอย่าง เปลี่ยนจากการเป็นฝ่ายรับรอคำสั่งแล้วค่อยนำไปปฏิบัติให้เป็นผู้ที่ไปกระตุ้นให้คนรับผิดชอบงานที่เป็นระบบ HR ของแต่ละฝ่าย สร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นในองค์กร จะมัวรอแต่คำสั่งไม่ได้ ต้องคาดการล่วงหน้าเลยว่าแผนธุรกิจไปแบบไหน ระเบียบวิธีการที่มีจะใส่เข้าไปอย่างไรเพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง

HR ที่เป็นนักกิจกรรม Event ต่างๆ ต้องเปลี่ยนจากกิจกรรมแบบให้กลายเป็น Solution Provider เป็นผู้ที่ให้ทางเลือกให้คำแนะนำ ให้แนวคิดแนวปฏิบัติ กลยุทธ์ต่างๆ ให้กับผู้บริหารขององค์กร หรือหัวหน้างาน ว่าควรจะนำไปปรับใช้กับทีมงานของเขาอย่างไร

อยากฝากข้อคิดหรือว่าอะไรที่เป็นประโยชน์สำหรับ HR เอง และคนที่ทำงานในองค์กร?

ความท้าทายของ Digital transformation ที่เปลี่ยนแปลงสำหรับงานบริหารงานบุคคล สิ่งที่คนที่ทำงานในสายบริหารงานบุคคลต้องตระหนัก

1. ความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงไปทั้งจากทางองค์กร ผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งพนักงานเองก็ตาม

2. การวัดผลสำเร็จของงานบริหารทรัพยากรบุคคลที่เปลี่ยนแปลงไป ต้องเข้าใจและสามารถที่จะตีโจทย์และถอดรหัสเรื่องต่างๆ เหล่านี้ออกมาให้ได้ ว่าการวัดความสำเร็จของงาน HR มีความสัมพันธ์กับความเกี่ยวเนื่องอย่างไรกับความก้าวหน้าทางธุรกิจของธุรกิจ

- ความสำเร็จในเชิงของการที่เราจะธำรงค์รักษาคน สามารถนำพาคนที่มีความสารมารถเข้ามาสู่องค์กร

- การวัดความสำเร็จในการพัฒนาความรู้ความสามารถของคนให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้

- ความสามารถที่เราจะช่วยให้การขับเคลื่อนธุรกิจนั้นไปอย่างรวดเร็ว

3. การพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในสาย HR เพราะถ้าจะขับเคลื่อนองค์กร ฝ่าย HR ยังไม่มีประสิทธิภาพก็คงจะขับเคลื่อนองค์กรไม่ได้ ประเด็นหลักๆ ของการพัฒนาศักยภาพของ HR คือ

- การสร้างหรือปรับเปลี่ยนภาพลักษณ์หรือ Branding ของ HR

- ทักษะความรู้ความสามารถของพนักงานที่เป็น HR ความเชี่ยวชาญ ความรู้วิชาสมัยใหม่ และการใช้ Technology ให้เป็น

- Agility หรือความสามารถตัวเองที่จะเปลี่ยนแปลงตัวเองให้เท่าทันกับการเปลี่ยนแปลงในองค์กร

- ความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจที่ตัวเองกำลังให้บริการอยู่ เพราะถ้าเราไม่รู้ว่าบริษัทที่เราทำธุรกิจเติบโตได้อย่างไร คนของเราทำธุรกิจอย่างไร เราก็ไม่สามารถที่จะสร้างกลยุทธ์สร้างกระบวนการทาง HR ที่จะไปตอบโจทย์สนับสนุนเรื่องต่างๆ เหล่านั้นได้

ท้ายสุดอยากฝากไว้ว่า Digital Transformation ไม่ใช่เรื่องของเทคโนโลยี หรือ ฝ่ายไอที หากเป็นเรื่องของบุคคลากรทุกหน่วยงานในองค์กรทุกคนที่ต้องเริ่มตระหนักและพร้อมจะปรับเปลี่ยนไปให้ทัน และ HR มีบทบาทสำคัญในการช่วยสนับสนุนในเกิดความสำเร็จได้อย่างมากมาย