ในช่วงที่ทุกองค์กรกำลังมองหา HR Technology เข้ามาใช้ในองค์กร จะให้ดีต้องตั้งวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของการนำมาใช้ให้ถูกที่ถูกทางตั้งแต่แรก วันนี้เราจึงชวนมาดูกันว่า ความสำเร็จของ การใช้ HR Tech นั้นวัดได้อย่างไรบ้าง?
HR Tech ที่ดีต้องช่วยงาน HR ได้ ไม่ใช่เพิ่มภาระ ไม่ว่าจะเป็น
> การทำให้กระบวนการของ HR ใช้ง่ายขึ้น เข้าถึงได้ และคนหลังบ้านทำงานร็วขึ้น
> การจัดเรียงระบบและฐานข้อมูลให้เป็นระเบียบในที่เดียว เพื่อข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด
> การรวบรวมฟีดแบคจากพนักงานในทุกกิจกรรม แบบเรียลไทม์และเข้าใจง่าย หรืออยู่ในรูปแบบ dashboard หรือรายงานที่ดูขัอมูลได้ทั้งภาพรวมและรายละเอียด
> การให้ข้อมูลว่า องค์กรที่มี Performance ดีหน้าตาเป็นอย่างไร และให้แนวทางพัฒนาองค์กร (Strategic Pirorities) ให้องค์กรสามารถไปสู่จุดหมายได้สำเร็จ
> ความสามารถในการประเมินการลงทุนเทียบกับผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็วและตรงตามวัตถุประสงค์
> ช่วยพยากรณ์ (Predictive) การจัดสรรทรัพยากร การพัฒนากระบวนการ และการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อวางแผนได้อย่างแม่นยำ
> ช่วยทำให้เข้าใจข้อมูลมหาศาลได้ง่ายขึ้น (Data Visualization) เพื่อให้เกิดการลงมือปฏิบัติได้ตามข้อมูลนั้น
องค์กรที่ลงทุนใน HR Tech อาจแบ่งได้เป็น 3 ขั้น (Stage of Maturity) ดังนี้
ขั้นที่ 1: มีขีดความสามารถในการรายงานผล (Reporting) ที่ครอบคลุมทั้ง Ecosystem สามารถรับรู้และเก็บรวบรวมข้อมูลในอดีตที่ผ่านมาได้อย่างเป็นระบบ
ขั้นที่ 2: มีขีดความสามารถในการรับรู้สถานการณ์ในปัจจุบัน (Business Intelligence)
ขั้นที่ 3: มีขีดความสามารถในการพยากรณ์อนาคตได้อย่างแม่นยำ
ตัวอย่างการวัดความสำเร็จของการนำ HR Tech มาใช้นั้น นอกจากจะวัดผลตามวัตถุประสงค์ของการนำมาใช้ เช่น HR Tech สำหรับการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ก็จะมีตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับด้านนั้น ๆ ยังสามารถวัดในมุมของตัวเทคโนโลยีเองได้ โดยมีแนวทางดังนี้
1. Digital Adoption Rate อัตราการใช้ระบบ ดาวน์โหลดติดตั้ง หรือ สมัครสมาชิก คงไม่มีองค์กรใดอยากซื้อระบบมาเพื่อให้ HR ใช้เพียงหน่วยงานเดียว ซื้อมาแต่ไม่มีคนเข้าใช้งาน หรือไม่มีใครรับรู้ถึงความสามารถอันสุดยอดของมัน ดังนั้นเทคโนโลยีที่ดี ควรเป็นสิ่งที่ทุกคนเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะในบทบาทของผูัให้ข้อมูล (Data Provider) ผู้ใช้งาน (User) หรือผู้อนุมัติ (Approver) และนี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation) ที่จะสร้างผลลัพธ์ที่กว้างขึ้น
2. Ease of Use ความง่ายในการใช้งาน ซึ่งเป็นเหตุให้เกิดตัวชี้วัดในข้อแรก ความง่ายในที่นี้รวมถึงประสบการณ์โดยรวมที่ผู้ใช้งานได้รับ การลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน หรือความรวดเร็วของระบบ ความผิดพลาดของเทคโนโลยีในองค์กรส่วนใหญ่มักเกิดจากความต้องการใช้ระบบแบบครอบจักรวาลตั้งแต่วันแรก ซึ่งผลที่ตามมาก็คือ มันใช้ยากมาก ตัวอย่างที่ดีอย่างหนึ่งที่อยากให้ลองนึกถึง คือ Line, Facebook, Instragram ในวันแรกที่โลกเริ่มรู้จักเทคโนโลยีพวกนี้ มันมีเพียงไม่กี่ฟังก์ชันเท่านั้น ไม่ได้มีปุ่มกดมากมายเหมือนทุกวันนี้ แต่ขอให้คนได้ลองใช้งานง่าย ๆ ก่อน จากนั้นค่อย ๆ เพิ่มฟีเจอร์เข้าไปให้ตอบโจทย์การใช้งานที่หลากหลาย
3. Rate of Use ความถี่ในการใช้งาน รวมถึงระยะเวลาที่ใช้เทคโนโลยีนั้น ๆ ในแต่ละครั้ง ซึ่งอาจตีความได้ทั้งเชิงบวกและลบ ดังนั้นการเจาะลึกข้อมูลไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพของระบบ การกรอกข้อมูลจนครบถ้วนสมบูรณ์ หรือแม้กระทั่งคำร้องขอความช่วยเหลือไปยัง Technical Support Team ก็เป็นเรื่องสำคัญ
การวัดผลทั้ง 3 อย่างที่กล่าวไปด้านบน อ่านผ่าน ๆ ก็อาจจะดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดาพื้นฐาน แต่ถ้าสังเกตให้ดี องค์กรส่วนใหญ่ที่ล้มเหลวในการนำเครื่องมือ HR Tech หรือแม้กระทั่ง Technology ด้านอื่น ๆ มาใช้ ก็มักจะตกม้าตายใน 3 เรื่องนี้ ทำให้ไปไม่ถึงวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่แท้จริงที่ตั้งใจจะส่งมอบผลลัพธ์ให้กับองค์กร ดังนั้นต้องอย่าลืมทำแผนสำหรับการบริหารการเปลี่ยนแปลงไปพร้อม ๆ กับการซื้อหรือพัฒนาเทคโนโลยีในองค์กร
สุดท้ายนี้ สิ่งที่สำคัญที่สุดไม่แพ้การเลือก HR Tech ที่เหมาะสมกับองค์กร ก็คือ การสื่อสารและส่งต่อข้อมูลที่ได้จากระบบไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องในเวลาที่เหมาะสมหรือแบบเรียลไทม์ เพื่อนำไปวิเคราะห์และเป็นแนวทางในการทำงาน โดยอาศัยข้อมูลเชิงลึกที่แม่นยำและทันสถานการณ์ในการปรับกลยุทธ์ สร้าง Best Practices และส่งมอบ Insights ที่สำคัญให้กับผู้ที่ต้องตัดสินใจในงานชิ้นสำคัญขององค์กร เพื่อสร้างผลกระทบเชิงบวกให้กับองค์กรโดยแท้จริง
อ้างอิง
https://hrcurator.com/2021/12/16/7-digital-hr-kpis-for-2022/
Comments