ลดคนอย่างไรให้องค์กรไม่เป็นผู้ร้าย

คุณจักรกฤษณ์ พรหมสิทธิ์ | ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท ออโต้อัลลายแอนซ์ ประเทศไทย จำกัด

การเตรียมตัวก่อนการเลิกจ้าง

เราจะต้องวิเคราะห์ปัจจัยที่เกี่ยวข้อง 3 ด้าน คือ 1. สภาพแวดล้อมภายนอก เช่น นโยบายรัฐบาล สงครามการค้าระหว่างประเทศ สภาพเศรษฐกิจ 2. สภาพแวดล้อมภายใน เช่น อายุ เพศ ระดับการศึกษาของพนักงาน เพราะพนักงานแต่ละกลุ่มมีความต้องการที่แตกต่างกัน 3. Check List คือ เครื่องมือที่ช่วยวินิจฉัยในการเตรียมความพร้อมต่างๆ ซึ่งประกอบไปด้วย 3.1 องค์กรมีโครงสร้างอย่างไร ตำแหน่งงานเป็นอย่างไร 3.2 การตัดสินใจที่จะทำหรือไม่ทำ จากผู้บริหารระดับสูง 3.3 การรื้อโครงสร้างองค์กร 3.4 การสับเปลี่ยนงาน, การหมุนเวียนงาน ซึ่งจะทำให้รู้ได้ว่ามีงานไหนที่ทำซ้ำซ้อนกัน 3.5 ตารางเวลาการทำงาน 3.6 ปรึกษากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสหภาพ ผู้บริหารระดับสูง ในกรณีที่จำเป็นต้องลดอัตรากำลังลง 3.7 การสื่อสารให้ทราบถึงความจำเป็นที่ต้องทำ 3.8 ขั้นตอนการดำเนินการ ว่าใครจะเป็นคนจัดการ มีความพร้อมในการดำเนินการหรือไม่ 3.9 ศึกษาค่าตอบแทนและผลประโยชน์อื่นๆ เพื่อเตรียมแพคเกจนำเสนอผู้บริหาร ขั้นตอนนี้เพื่อจะทำให้เห็นว่าการเลิกจ้างนั้น ต้องใช้เงินมากน้อยเพียงใด และบริษัทมีความพร้อมในการจ่ายหรือไม่ ถ้าทำพร้อมๆ กัน ในคราวเดียวกัน 3.10 แผนการสำหรับพนักงานที่โดนเลิกจ้าง เช่น อาชีพอื่นๆ การแก้ปัญหาทางสุขภาพทางการเงิน เป็นต้น เมื่อทำตาม Checklist แล้ว ให้ทบทวนว่าองค์กรมีความพร้อมในทุกด้านหรือไม่ ถ้าไม่พร้อมให้แก้ไขปัญหาให้ลุล่วงเสียก่อน ก่อนที่จะดำเนินขั้นตอนถัดไป

เมื่อดำเนินการเลิกจ้าง

การเลิกจ้างนั้นมีได้ด้วยหลายสาเหตุด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นสาเหตุจากเศรษฐกิจ หรือแม้กระทั่งการที่พนักงานทำผิดกฎระเบียบของบริษัทเองก็ตาม แต่สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้น คือ คนที่ถูกเลิกจ้างคนนั้นเป็นใคร เพราะบางครั้งคนที่ถูกเลิกจ้างก็มีอิทธิพลทางความคิดกับคนอื่นในองค์กร ซึ่งคงไม่เป็นผลดีต่อองค์กรที่จะให้เกิดความเคลือบแคลงสงสัยในการตัดสินใจเลิกจ้างคนนั้น ดังนั้นสิ่งที่ต้องทำ คือ ต้องสื่อสารให้คนที่ยังอยู่เข้าใจในสิ่งที่องค์กรทำ โดยเริ่มจากพนักงานที่พนักงานคนอื่นให้ความเชื่อถือ สร้างความเชื่อใจให้เกิดขึ้นระหว่างพนักงานและองค์กร ว่าการที่พนักงานต้องโดนเลิกจ้างจากการที่กระทำผิดกฎระเบียบขององค์กร แม้ว่าจะเป็นคนที่มีอิทธิพลทางใจต่อผู้อื่นก็ตาม แต่พนักงานต้องทราบว่าไม่ว่าใครถ้าทำผิดในกรณีเดียวกัน ก็จะไม่ได้รับข้อยกเว้น แม้กระทั่งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เองก็ตาม ตราบใดสิ่งที่ทำนั้นถูกต้องแล้ว ก็ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงผลนั้นได้

แต่อย่างไรก็ตาม โบราณยังคงมีสำนวนว่า “อย่าหักด้ามพร้าด้วยเข่า” เรื่องนี้ก็เช่นกัน แม้ว่าเราจะทำทุกอย่างได้ถูกต้องตามกฎหมาย ทำนองคลองธรรมแล้ว แต่ไม่ได้แปลว่าจะถูกใจต่อทุกคน ดังนั้นลำดับถัดไปที่ต้องทำ คือ รับฟังเสียงของพนักงานให้มาก อย่าโต้แย้ง และชี้แจงถึงสิ่งที่เราทำได้ และถ้าสิ่งไหนยังไม่มั่นใจ ให้ไปศึกษาถึงความเป็นไปได้ ก่อนที่จะเอ่ยปากปฏิเสธ ห้ามปฏิเสธโดยทันที เพื่อสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจของพนักงานให้เกิดกับองค์กร เมื่อพนักงานไว้ใจแล้ว การเปลี่ยนแปลงย่อมเป็นไปด้วยความเข้าใจ และราบรื่นในท้ายที่สุด

การเลิกจ้างอีกกรณีที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ เป็นเรื่องของการลดขนาดองค์กรลง สิ่งที่ต้องทำในขั้นตอนนี้ คือ สร้างทางเลือกให้กับพนักงาน โดยสามารถเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานได้ เช่น บอกว่าถ้าเกิดวิกฤติต่างๆ ขึ้น ทำให้องค์กรจำเป็นที่จะต้องหยุดการผลิต/ลดกำลังการผลิตลง จะเกิดผลกระทบอย่างไรบ้าง เช่น ระยะแรก พนักงานบางส่วนจะหยุดงานโดยได้รับเงินเดือน ระยะที่สอง พนักงานหลายๆ ส่วนหยุดงานโดยได้รับเงินเดือน และระยะที่สาม ถ้ายังไม่ผ่านพ้นวิกฤตินั้นไปได้ หมายความว่าต้องเลิกจ้างพนักงาน พร้อมได้รับค่าชดเชยอย่างน้อยที่สุดก็ตามกฎหมายกำหนด

นอกจากนี้เรายังสามารถสร้างทางเลือกอื่นๆ ให้กับพนักงานได้อีกด้วย โดยการฟังเสียงของพนักงานให้มาก ว่าพนักงานมีปัญหาเรื่องใด และต้องการให้เราเข้าไปช่วยแก้ไขในประเด็นใดบ้าง วิธีการที่จะได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้มีทั้งการสัมภาษณ์ และการทำแบบสอบถาม เพื่อสามารถตอบโจทย์พนักงานได้มากที่สุด เพราะความต้องการของพนักงานมีความหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นปัญหารายได้และหนี้สิน ปัญหาครอบครัว ปัญหาสุขภาพ และปัญหาการทำงาน เป็นต้น เมื่อทราบสาเหตุแล้ว จึงมาออกแบบกิจกรรมต่างๆ ที่สามารถตอบปัญหาของพนักงานได้ ไม่ว่าจะเป็น “โครงการอาชีพในฝัน” โดยดึงวิทยากรผู้เชี่ยวชาญมาให้ความรู้ในการทำอาชีพต่างๆ เช่น การทำการเกษตร “โครงการลดหนี้เพิ่มออม” โดยดึงธนาคารเข้ามามีส่วนร่วมในการให้ความรู้ทางการเงิน เป็นต้น รวมถึงมีโครงการเกษียณอายุก่อนกำหนด เพื่อให้พนักงานได้ออกไปมีชีวิตแบบที่ต้องการได้ เช่น บางคนอาจจะมีที่ดิน ซึ่งสามารถทำเกษตรกรรมได้อยู่แล้ว บางคนอาจจะอยากเปิดร้านกาแฟ เป็นช่างซ่อมแอร์ แม่ค้าขนมหวาน เป็นต้น ทำให้พนักงานได้รู้ว่า ชีวิตของตนนั้นมี “ทางเลือก” เสมอ

หลังการเลิกจ้าง

ในกรณีเกษียณอายุก่อนกำหนด ถ้าเป็นไปได้ ควรติดตามประเมินผลด้วยว่าพนักงานที่ออกไปทำธุรกิจของตนเองนั้น ประสบความสำเร็จหรือไม่ เพราะเหตุใด และนำผู้เชี่ยวชาญมาช่วยแก้ปัญหาของพนักงาน เพราะพนักงานไม่ได้เป็นแค่เพียงลูกจ้างที่ทำงานให้บริษัทเติบโตเท่านั้น แต่พนักงานเปรียบเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของครอบครัวที่เราจะเดินไปด้วยกัน

เมื่อทำได้ดังนี้แล้ว การลดคนขององค์กรก็จะไม่เป็นผู้ร้ายในสายตาของใคร ไม่ว่าจะเป็นของพนักงานเอง หรือแม้กระทั่งบุคคลภายนอกก็ตาม ถ้าพนักงานมีความเชื่อมั่นในองค์กรสูง แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงในทางลบเกิดขึ้น พนักงานก็พร้อมที่จะเข้าใจ และไม่เพ่งโทษมาที่องค์กรแต่เพียงผู้เดียว ในขณะเดียวกันพนักงานที่มีความเชื่อมั่นในองค์กรต่ำ ย่อมมีความเกรี้ยวกราดต่อองค์กรได้มากกว่า ซึ่งไม่ส่งผลดีต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเลยแม้แต่นิดเดียว และยังทำให้เสียเงินมากขึ้นในการต้องประชาสัมพันธ์ภาพลักษณ์องค์กรให้กลับไปสู่ภาพลักษณ์ที่ดีอีกครั้ง

ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม ถ้าเราเตรียมความพร้อมให้พนักงานอยู่เสมอ ทำให้เห็นด้วยความจริงใจ และความตั้งใจ พนักงานก็จะสามารถรับรู้ได้อย่างแน่นอน เพราะพนักงานก็ยังคงเป็นมนุษย์ที่ยังมีความรู้สึก เลือดเนื้อเชื้อไข ไม่ใช่เพียงเครื่องจักรที่ทำงานให้องค์กรเท่านั้น และเน้นย้ำให้พนักงานได้รับรู้ว่า “ชีวิตนั้น ยังคงมีทางเลือกอยู่เสมอ”